INDEX＋MATCH関数で別シートからデータを抽出する方法
ここでは、INDEX関数＋MATCH関数で「別シートからマッチングしたデータを抽出する方法」を解説します。
条件に一致したデータを、元の表があるシートとは別のシートに抽出する方法で、元の表が変わると抽出したデータも自動的に変わります。
ただしこのページで説明するのは、「一つだけ抽出する方法」です。
「条件に合うもの全てを抽出する方法」は、次のページで解説しています。
１．数式の作り方
まずは、INDEX＋MATCH関数で「別シートから値を抜き出す」ことのできる数式の作り方から見ていきます。
１－１．例に使う表とやることの確認
始めに、例に使う表とやることの確認です。
Sheet1には、氏名や年齢などが表に入力された「社員基本情報一覧」が、Sheet2には一覧から№で特定のデータを抜き出した結果を表示させるための表があるとします。
そして、Sheet1から値を抽出するためのINDEX＋MATCH関数の数式を、Sheet2のセルB2に入力してみます。
１－２．数式の形
使う数式の形は、次の通りです。
引数は「配列」、「検査値」、「検査範囲」、「照合の種類」、「列番号」の5つです。
そして、そのうち赤字になっている「配列」と「検査範囲」に「別シートの範囲」を指定することで、別シート参照になります。
１－３．数式を作ってみる
では、さっそく作ってみます。
以下手順です。
（１）sheet2のセルB2に「=INDEX(」と入力し、fxボタンを押す
（２）引数の選択で「配列、行番号、列番号」をクリックする
（３）関数の引数ダイアログで「配列」クリック後、Sheet1をクリックする
４）セルA4～E8を選択する
（５）関数の引数ダイアログの「行番号」をクリックし、「MATCH(」と入力後、数式バー上の「MATCH」をクリックする
（６）関数の引数ダイアログの「検査値」に「A2」と入力した後、「照合の種類」に「FALSE」と入力する
（７）関数の引数ダイアログの「検査範囲」クリック後、Sheet1をクリックする
（８）セルA4～A8を選択する
（９）数式バー上の「INDEX」をクリックする
（10）「列番号」に「2」と入力後、OKボタンを押せば完了
これでSheet2の氏名欄に結果が表示されるようになりました。
後はこの数式を右のセルにコピーし、都度INDEX関数の引数「列番号」を、3、4…など適切な数値に直せばOKです。
２．別シート参照時のポイント
では、次に数式作成時のポイントを見てみましょう。
ちなみに、数式入力後の出来上がりは、次の通りです。
手順中にもありますが、INDEX＋MATCH関数で別シートを参照する時のポイントは「参照したいシートにクリックして切り替え、対象セルをクリック（範囲はドラッグ）する」ことです。
シート参照を手入力で表現するには、「シート名!」と入力する必要があります。
これは手間がかかり、入力間違いも起こりやすいです。
対して、別シートを参照させたい引数を入力する際に「クリックでそのシートを表示させ、対象セルをクリック、範囲はドラッグ」すれば、数式に「シート名!」と自動で入るので、とても簡単です。
３．元が変わると抽出データも自動反映される
INDEX+MATCH関数は、シートが別であっても元の表が変わると「抽出したデータも自動的に変わり」ます。
ですから、INDEX+MATCH関数で別シートからマッチングしたデータを抽出した場合には、「常に最新の元の表のデータをもとに抽出している」と考えていいのです。
万が一自動的に反映されない場合には、「数式」タブにある「計算方法の設定」が「自動」になっているか確認してください。
４．必要な列だけ抽出するには
最後に、「必要な列だけ抽出する」方法です。
必要な列だけ抽出したい時、いじるのは緑色の「列番号」です。
列番号をいじる時のポイントは、「『配列』で指定した範囲のうち『何列目』を表示させるか？を数値で入れる」ことです。
例えば、配列が「セルB1からD10」だった場合、列番号が「1」だとB列、「2」だとC列、「3」だとD列の値を抽出できます。
このように、「配列の中での範囲」を意識して列番号を数値で指定しましょう。
以上、参考になれば幸いです。
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